Varför arbetssätt går sönder – Entropi i organisationer
Det finns inga perfekta arbetssätt, men det finns arbetssätt som här och nu funkar bra. Eller som här och nu funkar dåligt. Och arbetssätt som funkar bra i dag kan funka dåligt i morgon, utan att något externt till teamet har förändrats. Även i de fall vi har varit koherenta med komplexitetsteori och format kontext-specifika arbetssätt utifrån teams unika situationer, så finns det en sönderfallande kraft i alla typer av ordnade system som över tid verkar i riktning mot oskiljaktighet i arbetssätt.
Det innebär att nyanser i metoder sönderfaller, det innebär att detaljer i rutiner sönderfaller, det innebär att komponenter i modeller börjar likna varandra och börjar tappa inordnande kraft. När det här händer i mekaniska system så kallas det för entropi. En av termodynamikens huvudsatser hävdar att entropi alltid kommer öka i ett stängt system. Det finns olika tolkningar huruvida det här kan översättas till sociala system i en organisatorisk kontext, så låt oss i den här texten nyttja entropi som en metafor snarare än en lagbunden faktasanning gällande sociala system.
Ordning kostar energi
Det finns få saker som vi på Välva upprepar så ofta som det här: Ordning kostar energi. Inte bara vid utformande, inte bara vid införande, inte bara vid revidering, inte bara vid uppföljning. Utan hela tiden. Det krävs ständig energi för att upprätthålla skiljaktiga tillstånd från varandra. Det som vi i organisationer ofta kallar för rutiner, arbetssätt, program, processer eller modeller.
Det gäller allting som vi ordnar för oss i organisationer. Såsom strukturer, system, modeller, roller, team, kundupplevelse, arbetssätt och rutiner står ständigt i konflikt med entropi. De möter en ständig nednötande naturkraft som kämpar för att universum ska ha så få skiljaktiga tillstånd som möjligt. Och när vi ordnar något så ökar vi antalet skiljaktiga tillstånd.
Vi ordnar genom att all product discovery ska enligt den här processen, den här typen av ärenden ska taggas upp på det här sättet i backloggen, kundresans olika faser ska innehålla de här rutinerna, all deploy ska ske i det här flödet, all innovation ska rättfärdigas med en business model canvas, vi ska alltid göra x när y sker eller en designprocess börja med ett problem och resultera i en lösning.
Jag tror att många känner igen problemet – En ny rutin verkar funka bra i några veckor men sedan verkar den glömmas bort, eller folk slutar bry sig eller börjar slarva. Vi kanske har ett problem med sättet som buggrapporter kommer in, så vi ordnar det för oss med ett etikett-regler för felrapporter. Också funkar det i några veckor, i bästa fall, men sen så börjar det slarvas med beskrivningar. Och det kanske finns någon etikett som känns onödig för någon men inte någon annan. För att inte tala om hur svårt det är att hitta etiketter med tanke på att det har lagts till tusen nya kategorier. Vilket i sin tur leder till att vi tänker att vi behöver ordna exakt vilka etiketter som får nyttjas. Och det här är det farligaste misstaget.
För vi identifierar korrekt vad problemet är: Att arbetssättet faller samman. Men lösningen leder oss ännu djupare in i problemet. Vi ordnar det ännu mer, vi ökar antalet skiljaktiga tillstånd ytterligare med förhoppningen att det ska bli enklare och tydligare för medarbetare. Men det resulterar bara i att entropin blir ännu starkare och det kräver ännu mer energi för att upprätthålla. Också faller det samman ännu snabbare nästa gång. Om inte någon chef går in och detaljstyr, och på så vis ständigt tillför energi för att upprätthålla ordning.
Vi skapar alltså ännu fler distinkta tillstånd som ska gå att urskilja från varandra. Vilket innebär att uppförsbacken att upprätthålla arbetssättet blir ännu brantare. Entropin är en ständig kraft i riktning mot att utjämna det som sticker ut, sudda ut varianter av tillstånd som människor ordnar för sig.
Sönderfall som en möjlighet
Utan ordnade system är det svårt att få uppskalade saker gjorda. Vi behöver ordning, men vi behöver vara medvetna om kostnaden. Vi kan inte ha organisationer utan entropi. Men vi bör alltid vara försiktiga med hur stor entropi vi står inför. För vi kommer förlora mot entropin. Likt glassen som smälter och byggnaden som rasar så kommer även organisatorisk ordning sönderfalla. Det är en fråga om hur den kan vara så värdefull som möjligt så länge som möjligt – Till minsta möjliga energikostnad.
Julia Ravanis beskriver i ovan citat att entropin ofta målas ut som en skurk av en vetenskap som är besatt av kategorier, taxonomier och ordning. Men som hennes boktitel indikerar så är det inte hela sanningen. Något som fallit sönder kan också ses som något som uppstått igen på en annan nivå av granularitet. Vi möter något på nytt, något osäkert. Men också något som kan kombineras på nya sätt, som kan kopplas ihop och kombineras på sätt som möjliggör nya lösningar och nya arbetssätt. I komplexa system är osäkerhet utgångspunkt, de aktörer som kan nyttja osäkerheten kommer gynnas. Den som bäst orienterar sig utifrån ett sönderfall, för saker kommer alltid sönderfalla, och sedan agerar i en ny verklighet ökar möjligheten att vinna.
Slutligen – alla skulle inte gilla min direkta översättning av entropi till sociala system. Se det som en metafor för eller ett perspektiv på förändring. Om ”människor inte följer ett arbetsätt”, ”inte håller sig till rutinerna” eller inte ”gör som vi kommit överens om” så beror det inte på människor. Det beror (eventuellt) på en naturlag. Och oavsett vilket så är det alltid mer pragmatiskt att fokusera på interaktionerna i systemet, istället människorna i systemet. Så låt oss börja där!
